Peran dan Tanggung Jawab Sekretaris

Pada saat ini terdapat sebuah pendapat yang menyatakan posisi sekretaris akan segera tamat riwayatnya, tergilas oleh perkembangan office automation dan teknologi informasi. berbagai perangkat teknologi informasi, telah menjadi alat bantu yang efektif bagi para manajer untuk menjadi sekretaris bagi dirinya sendiri. pendapat ini berasumsi bahwa tugas sekretaris berkisar kepada tugas-tugas administratif, klerikal, dan resepsionis. Padahal, tugas-tugas sekretaris telah mengalami evolusi sesuai dengan tuntutan keadaan, posisi sekretaris justru mengalami job enlargement dan job enrichment.
Seorang sekretaris dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan peran Strategis, Peran teknis dan peran pendukung.
Peran startegis yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar.
Peran teknis, yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif.
Peran pendukung yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing)
Secara keseluruhan kedudukannya sebagai pusat informasi, memungkinkan sekretaris berperan lebih jauh lagi untuk mengaturt kalender dan jadwal pekerjaan, mengelola dokumen dan sistem penyimpanannya, sebagai event organizer utnuk pertemuan internal dan eksternal, mengelola kondisi dan kerapian kantor, membentuk atmosfir kantor serta bertindak sebagai travel arranger pimpinan

Pentingnya Profesi Sekretaris

Profesi sekretaris kini menjadi semakin penting dalam dunia bisnis . Profesiini menjadi semakin bergengsi , bergaji besar dan ikut menentukankeberhasilan operasi bisnis. Namun masih banyak orang yang berfikir kalaumereka sudah bisa mengetik cepat, menulis cepat (shorthand) secara sempurna,fasih berbahasa Inggris, ditambah penampilan menarik sudah bisa menjadisekretaris.Selain memiliki keterampilan dasar yang sempurna (skill), para eksekutifpunmenginginkan para sekretarisnya membawa sikap-sikap khusus (attitude),memiliki pengetahuan yang luas(knowledge), serta memiliki pemahaman yangtepat akan pekerjaannya dan memandang dengan benar betapa luasnya aspekpekerjaan sekretaris (understanding). Keinginan eksekutif itu tidak membuatprofesi ini menjadi profesi yang sulit dijangkau. Sebab sebenarnya hal-haltersebut tidak membutuhkan bakat-bakat khusus, hanya membutuhkan keinginanyang kuat untuk maju, kemauan untuk bekerja keras dan kesedian untuk terusmengembangkan diri dan mencurahkan segenap tenaga dan fikiran untuk menekunibidang ini.